O que é BPM e por que você precisa disso

O gerenciamento de processos de negócios trata da realização do trabalho. Ame ou odeie, os processos são o cerne de um negócio. Eles existem em todos os departamentos e equipes e são essenciais para o resultado das operações. Os processos de negócios são como um plano que define os caminhos e o fluxo de atividades que são executados dentro e entre as diferentes funções de negócios, como um processo de integração de funcionário ou um processo de aprovação de fatura.

Mas mover-se do ponto “A” para o ponto “B” ao longo dessas vias, e fazê-lo da forma mais eficiente possível, não é feito sem esforço. Leva tempo, recursos e um pouco de bom planejamento para garantir que seu projeto seja sólido e que o trabalho esteja funcionando perfeitamente. É aí que o BPM entra em jogo.


O que é BPM?
Gerenciamento de processos de negócios (BPM) é a prática de projetar, executar, monitorar e otimizar processos de negócios. É uma metodologia (não um produto) que pode transformar seu negócio em uma máquina bem oleada. Feito corretamente, também é realizado com o intuito de melhoria contínua.

Muitas pessoas confundem BPM simplesmente com automação de fluxo de trabalho. No entanto, o verdadeiro BPM deve ser centrado em resultados de condução (como melhoria de processo ou ganhos de eficiência) e deve levar em consideração o processo completo de ponta a ponta em mãos. Os processos podem ser estruturados e ter um caminho previsível do início ao fim ou não estruturados com um caminho menos previsível para um objetivo. Naturalmente, os processos ou fluxos de trabalho estruturados e repetíveis são aqueles que são bons candidatos para automação.

Automatizar processos de negócios é possível por meio de - tamborilar - ferramentas de automação de processos. Eu irei abordá-los em breve, mas se você está impaciente, pode pular para essa seção aqui.


Gestão de processos versus gestão de projetos

Outro termo que você não deve confundir com gerenciamento de processos é gerenciamento de projetos. Eu sei que eles parecem iguais, mas não são a mesma coisa.

A gestão de processos foca em processos repetíveis e previsíveis, ou seja, tarefas recorrentes contínuas que fazem parte do dia-a-dia dos negócios. Por exemplo, um pedido de viagem: é sempre feito da mesma forma, seguindo certas regras de negócio. Pode tomar um caminho em vez de outro - o processo sendo aprovado versus não aprovado - e pode até estar aberto a mudanças em nome da eficiência, mas o resultado é sempre previsível.

O gerenciamento de projetos, por outro lado, trata de planejar, iniciar e executar um projeto único e único, com uma meta definida e uma data de vencimento estabelecida. Ao contrário dos processos, os projetos não são repetíveis. E como você não enfrenta os mesmos desafios diariamente, os projetos também são mais flexíveis, pois precisam se adaptar ao longo do caminho.

O gerenciamento de processos geralmente está associado a ferramentas de BPM (mais uma vez, irei abordá-las em breve), enquanto o gerenciamento de projetos com ferramentas de gerenciamento de trabalho como Asana, Trello ou Jira.


Por que o gerenciamento de processos de negócios é importante?

O gerenciamento de processos de negócios trata de conduzir os negócios da maneira mais eficiente possível e com melhores resultados - sejam eles qualidade, serviço, tempo de resposta, experiência do cliente ou satisfação do cliente aprimorados.

Isso pode significar otimizar a alocação de recursos, eliminar gargalos, reduzir a duplicação de processos, acelerar as transações, etc. O emprego dessa metodologia orientada para resultados ajuda as organizações a melhorar deliberadamente as operações, bem como seus resultados financeiros. Ao fazer isso, eles podem se tornar mais fortes e mais preparados para enfrentar quaisquer tempestades influenciadas pelo mercado.


Benefícios do BPM

Se feito corretamente, o BPM pode trazer muitos benefícios para o seu negócio. Aqui estão alguns:

Eficiência de custos: ao simplificar as operações e a colaboração e reduzir os esforços duplicados, as empresas podem diminuir os custos enquanto aumentam a produtividade.  

Aumento de produtividade: a prática de BPM geralmente leva à automação de tarefas repetitivas, removendo gargalos e reduzindo etapas desnecessárias.

Melhor satisfação do funcionário e do cliente: em vez de perder tempo realizando tarefas chatas e repetitivas, os funcionários podem dedicar mais tempo a atividades que agreguem mais valor ao negócio e ao cliente.

Estratégia corporativa mais forte: Ao alinhar o BPM aos resultados de negócios, as organizações podem melhorar seu desempenho geral e otimização de recursos.



Exemplos de gerenciamento de processos de negócios e casos de uso

O escopo dos casos de uso para gerenciamento de processos de negócios é incrivelmente amplo. Essa metodologia pode ser aplicada a quase qualquer fluxo de trabalho ou função com o objetivo de maior eficiência e melhoria de processos. Alguns exemplos de casos de uso incluem:

Aprovação de Despesas
Pedido de viagem
Gestão de inventário
Atendimento de pedidos
Pedido de cartão de crédito
Integração de funcionários




Ciclo de vida de gerenciamento de processos de negócios

Design - Identifique os processos existentes, bem como as áreas de melhoria. Mapeie o fluxo de trabalho entre pessoas e sistemas e avalie quaisquer dependências ou transferências.

Execute - execute os processos identificados e projetados na etapa anterior. Isso pode ser feito manualmente ou usando automação.

Monitore - acompanhe os processos para se manter atualizado sobre seu status e desempenho. Sinalize as áreas que apresentam baixo desempenho ou que estão servindo como gargalos potenciais.

Otimizar - Use as informações coletadas na fase de monitoramento para fazer melhorias no processo para obter economia de custos ou maior eficiência.



Mercado de Gestão de Processos de Negócios

Para ser claro, BPM é uma prática, não um mercado . Mas alguns fornecedores oferecem ferramentas para apoiar o desenvolvimento de aplicativos de soluções de tecnologia para realizar processos de negócios.

Com o Gartner identificando a hiper-automação como uma das 10 principais tendências tecnológicas estratégicas para 2020 , existem várias ferramentas de automação de processos para escolher, para diferentes níveis de complexidade dos processos de negócios.

Para processos mais simples a médios, existem ferramentas simples de gerenciamento de fluxo de trabalho, automação de processos robóticos (RPA) e ferramentas sem código e de baixo código. Para processos médios a complexos, existem ferramentas de BPM tradicionais, algumas ferramentas de baixo código mais avançadas e plataformas de desenvolvimento de aplicativos modernas. Os dois últimos não são estritamente focados em BPM, mas fornecem conjuntos de ferramentas para abordar um espectro mais amplo de casos de uso que incluem gerenciamento de processos enquanto remove a complexidade do software BPM .


Usando plataformas de desenvolvimento de aplicativos modernos para resolver BPM

Plataformas de desenvolvimento de aplicativos modernos removem a complexidade do desenvolvimento por meio de ferramentas configuráveis, recursos e componentes reutilizáveis. Dessa forma, sua equipe pode criar ou alterar rapidamente soluções BPM simples ou complexas com o mínimo de esforço por meio de um mecanismo de fluxo de trabalho integrado, sem se preocupar com as diferentes etapas de modelagem e implementação de processos de negócios.

 
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